Saisine des collectivités par voie électronique : ça commence aujourd'hui

C’est aujourd’hui, lundi 7 novembre, qu’entre en application la réforme initiée en novembre 2014, permettant aux usagers de saisir les collectivités territoriales par voie électronique. Il y a un an, cette disposition était entrée en vigueur pour les services de l’État. C’est aujourd’hui au tour des communes et des EPCI, sauf pour un certain nombre de démarches dont la liste a été dévoilée hier.
Il faut revenir à novembre 2014 pour trouver les origines de cette réforme : le gouvernement avait alors publié une ordonnance (n° 2014-1330) posant le principe selon lequel « tout usager, dès lors qu'il s'est identifié auprès d'une autorité administrative, peut adresser par voie électronique à celle-ci une demande, une déclaration, un document ou une information, ou lui répondre par la même voie ». La même ordonnance précise que, logiquement, les autorités administratives doivent mettre en place « un ou plusieurs téléservices » : puisque les usagers ont le droit de s’adresser à l’administration par voie électronique, celle-ci doit leur en fournir les moyens.
À l’époque, le gouvernement souhaitait que la réforme s’applique sous un an à toute l’administration, aussi bien l’État que les collectivités territoriales donc. Mais au Conseil national d’évaluation des normes (Cnen), les élus de l’AMF avaient opposé un véto formel, jugeant que la réforme était bien trop complexe pour être préparée en un an. Résultat : le délai a été fixé à un an pour l’administration de l’État, et à deux pour les collectivités territoriales. Pour ces dernières, la date fixée était « deux ans après la publication de l’ordonnance au Journal officiel », soit le 7 novembre 2016 – aujourd’hui.
Les règles ont été fixées il y a une quinzaine de jours, par un décret publié le 22 octobre. Comme c’était déjà le cas pour les services de l’État, les « téléservices »  que doivent obligatoirement créer les collectivités pouvaient prendre trois formes : une téléprocédure, une procédure de saisine électronique par formulaire de contact ou « une adresse électronique destinée à recevoir les envois du public ». A minima, il devient donc obligatoire à ce jour, pour toutes les communes, de mettre à disposition du public une adresse mail.
Plus compliqué est le problème de la réponse – et de ses délais. Dans les plus petites communes en particulier, dont la mairie n’est souvent pas ouverte tous les jours, une réponse immédiate à tout mail est impossible. Que disent les textes ? Il faut d’abord se référer à l’article L112-11 du Code des relations entre le public et l’administration, qui dispose que « tout envoi à une administration par foie électronique (…) fait l'objet d'un accusé de réception électronique et, lorsque celui-ci n'est pas instantané, d'un accusé d'enregistrement électronique ». Voilà pour la règle générale. Pour ce qui est des délais imposables aux collectivités territoriales et EPCI, la règle est fixée dans le décret publié le 22 octobre : s’il s’agit d’un accusé d’enregistrement électronique, il doit être envoyé instantanément ou, « en cas d’impossibilité, dans un délai d’un jour ouvré à compter de la réception ». L’accusé de réception électronique, lui, doit être envoyé « dans un délai de dix jours ouvrés à compter de la réception ».
L’accusé de réception devra obligatoirement mentionner « la désignation du service chargé du dossier », ainsi que son adresse électronique ou postale et son numéro de téléphone. Elle devra aussi, ce qui est bien plus compliqué, indiquer si la demande de l’usager est ou non soumise à la règle du « silence vaut accord », ainsi que la date à laquelle la demande « sera réputée acceptée ou rejetée ». Connaissant l’extrême complexité des champs d’application de cette règle « silence vaut accord »  (lire Maire info du 3 novembre 2014), cet aspect de la réforme risque d’être le plus pénible à appliquer…
Reste enfin les exceptions, c’est-à-dire les démarches qui ne peuvent pas faire l’objet d’une demande par voie électronique et devront donc être effectuées « à l’ancienne », via un dossier papier. Certaines sont ainsi exclues à titre définitif (dérogations aux règles d’accessibilité, demande d’approbation d’un Ad’Ap…) ; d’autres à titre provisoire, pendant encore deux ans, c’est-à-dire jusqu’au 7 novembre 2018. Dans le document téléchargeable ci-dessous, nos lecteurs trouveront un récapitulatif complet des procédures et la liste des exceptions. Télécharger la fiche pratique.
Télécharger le décret du 20 octobre et le décret du 4 novembre.

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